Xem chi tiết bài viết - Xã Vĩnh Thủy

UBND xã Vĩnh Thủy ban hành kế hoạch triển khai Chiến dịch "100 ngày đêm cao điểm chuẩn hóa, số hóa tài liệu tồn đọng" trên địa bàn, thực hiện từ ngày 23/10/2026 đến hết ngày 30/01/2027. Khối lượng cần xử lý là 99 mét giá tài liệu tồn đọng của các xã Vĩnh Lâm, Vĩnh Sơn, Vĩnh Thủy (cũ), bàn giao trước khi sắp xếp đơn vị hành chính.

Chiến dịch nhằm rà soát, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và số hóa tài liệu, phục vụ quản lý, điều hành của chính quyền và nhu cầu khai thác của người dân.

Về chỉ tiêu, xã phải hoàn thành chỉnh lý sơ bộ 100% khối lượng tài liệu tồn đọng, chỉnh lý hoàn chỉnh tối thiểu 20%. Xã cũng phải số hóa tối thiểu 10% tài liệu đủ điều kiện đã chỉnh lý hoàn chỉnh. Toàn bộ tài liệu có tần suất sử dụng cao được số hóa 100%, trước hết là tập lưu văn bản đi từ năm 2020 trở về trước. Danh mục ưu tiên phải xác định đầy đủ qua kiểm kê, không thu hẹp để giảm chỉ tiêu.

Ngoài tài liệu giấy, xã rà soát 100% văn bản, tài liệu điện tử giai đoạn 2020 - 2026 trên các hệ thống quản lý văn bản và điều hành cũ. Các lĩnh vực có cơ sở dữ liệu do xã quản lý hoặc được giao cập nhật cũng được kiểm tra 100%, lập danh mục lỗi và phương án chuẩn hóa.

Phòng Văn hóa - Xã hội là cơ quan thường trực, có nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra tiến độ và tổng hợp báo cáo. Phòng phải hoàn thành kiểm kê, đối chiếu khối lượng tài liệu của từng đơn vị trước ngày 30/10/2026. Văn phòng HĐND và UBND xã quản lý kho lưu trữ tập trung, trực tiếp chỉnh lý, số hóa khối tài liệu của HĐND, UBND xã và các xã cũ. Văn phòng tham mưu quyết định thành lập Tổ công tác của Chiến dịch trước ngày 30/10/2026. Phòng Kinh tế rà soát nguồn kinh phí, dự toán, phương án mua sắm hoặc thuê dịch vụ, cũng trong thời hạn này. Công an xã phối hợp bảo đảm an toàn dữ liệu và bảo vệ bí mật nhà nước.

Theo lộ trình, tháng 10/2026 hoàn thành kiểm kê, thống kê hiện trạng tài liệu. Việc chỉnh lý thực hiện trong tháng 11 và 12/2026. Số hóa, kiểm tra chất lượng và hoàn thiện dữ liệu mô tả kéo dài từ tháng 11/2026 đến ngày 10/01/2027. Việc rà soát hồ sơ điện tử và chuẩn bị nộp lưu tài liệu điện tử vĩnh viễn hoàn thành trước ngày 20/01/2027. Xã tổng kết cấp xã trước ngày 30/01/2027 và gửi báo cáo tổng kết về UBND tỉnh qua Sở Nội vụ trước ngày 31/01/2027.

Kế hoạch nêu rõ, tài liệu phải được rà soát, phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị trước khi chọn số hóa, không số hóa tràn lan. Các đơn vị không tự ý loại bỏ, tiêu hủy, di chuyển tài liệu khi chưa đúng thẩm quyền và quy trình. Với văn bản điện tử, xã giữ nguyên tệp gốc và chữ ký số, không in rồi quét lại.

BBT